紙にするかPDFにするかそれが問題だ…

紙で保管するのが煩雑な労働館関係書類を電子ファイルで管理したい…そのような要望が増えてきています 電子ファイルでの文書保存に関して℮-文書法が規定されています

℮-文書法とは業務のペーパーレス化が進む中、紙での保存が義務図けられていた法定保存文章を電子ファイルで保管してもよいとする法律です

正確には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者が行う書面の保存等における城東通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つを総称して℮-文書法(電子文書法)と呼んでいます(長いですね)

電子化対象文書については内閣官房IT担当室が作成した「℮-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」で確認でき、労働基準法では第109条の雇入・解雇・災害補償、賃金そのた労働関係に関する重要な書類は対象になっています

技術要件としては「見読性」(作成・保存した文書を表示・印刷ができ、内容が確認できる)ことが必要になります

ただ、私見ではありますが、労働基準法上の保存義務については満たしていても、裁判等での争いになった場合、真偽が論点になってしまうリスクがあります

それを避けるためにも「完全性」(電子化した文書が同一であることを確認できること・改ざん・消去されないこと・改ざんされたことが確認できること)「機密性」(盗難・漏洩・盗み見などが防止できる)「検索性」(必要に応じて求める文章が探し出せる)の確保が必要になるかと思います

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